KD 3
MEMELIHARA PERALATAN KANTOR

A. INDIKATOR

1. Mengikuti Prosedur K3
2. Pemeliharaan Mesin Kantor
3. Pengisian Format Pemakaian dan Perawatan Mesin
4. Penggantian Spare Part/Refill?Alat Mesin

B.MATERI
Pemeliharaan adalah faktor penting dalam membeli atau menyewa peralatan. Banyak peralatan yang harus digunakan setiap hari. Sehingga memelihara peralatan tersebut harus diperhatikan. Jika peralatan rusak, pegawai tidak dapat bekerja sampai peralatan diperbaiki, kecuali ada pera  cadangan.
1. MENGIKUTI PROSEDUR K3
I. Pengertian keamanan, kesehatan, dan keselamatan kerja
a. Keamanan kerja adalah unsur-unsur tersebut, lingkungan kerja juga harus aman. Syarat-syarat lingkungan kerja yang aman adalah sebagai berikut:

1. Adanya pembagian tugas dan tanggung jawab serta wewenang yang jelas,
2. Adanya peraturan kerja yang fleksibel (tidak kaku),
3. Adanya penghargaan atas hak dan kewajiban pekerjaan,
4. Adanya hubungan social yang baik antara perusahaan dengan masyarakat setempat,
5. Adanya prosedur kerja sesuai dengan aturan SOP,
6. Adanya ruang kerja yang memenuhi standar SSLK (syarat-syarat lingkungan kerja), yaitu:

• Tempat kerja steril dari debu, kotoran, asap rokok, uap gas, radiasi, getaran mesin dan peralatan, dan bising,
• Tempat kerja aman dari sengatan arus listrik,
• Lampu penerangan cukup memadai,
• Ventilasi dan sirkulasi udara yang seimbang,
• Adanya aturan kerja atau aturan keprilakuan (code of conduct).

b. Kesehatan kerja adalah bagian dari ilmu kesehaan sebagai unsur yang menunjang jiwa raga dan lingkungan kerja sehat. Kesehatan kerja meliputi kesehatan jasmani dan kesehatan rohani.
Unsur-unsur penunjang kesehatan lingkungan kerja di tempat kerja adalah sebagai berikut: 

• Adanya sarana prasarana dan peralatan kebersihan, kesehatan, dan keterriban, 
• Adanya tempat sampah yang memadai,
• Adanya WC yang memadai, 
• Adanya air yang memenuhi kebutuhan, 
• Ventilasi udara yang cukup, 
• Masuknya sinar matahari keruangan, 
• Adanya lingkungan alami, 
• Adanya kipas angina atau AC, 
• Adanya jadwal piket kebersihan, 
• Adanya petugas kebersihan.

c. Keselamatan kerja
Unsur-unsur penunjang keselamatan kerja, adalah sebagai berikut: Adanya unsur keamanan san kesehatan kerja seperti disebut sebelumnya, Adanya kesadaran dalam menajaga keamanan dan kesehatan kerja, Teliti dalam bekerja, Melaksanakan prosedur kerja dengan memeperhatikan keamanan dan keselamatan kerja.

 

II. TUJUAN K3
Tujuan keamanan dan kesehatan kerja adalah demi terciptanya keselamatan karyawan saat sedang bekerja dan setelah bekerja. Imbas bagi karyawan yang selamat adalah suatu keuntungan bagi perusahaan dan karyawan itu sendiri.
 

2. PEMELIHARAAN MESIN KANTOR
Cara–cara memelihara dan merawat barang-barang kantor hendaknya memperhatikan cara-cara sebagai barikut: Selalu membersihkan barang secara teratur terutama setelah barang itu dipergunakan, selalu memisahkan barang yang rusak dengan yang tidak rusak , Selalu memperbaiki barang yang rusak , Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing (digudang dikunci, cukup ventilasi dan tidak lembab), Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar, Selalu mengoperasikan atau menggunakan barang-barang kantorsesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya.
 

LANGKAH - LANGKAH PERAWATAN MESIN KANTOR
A. Perawatan dan pemeliharaan mesin stensil

• Bersihkan casing,
• Jika pekerjaan penggandaan naskah telah usia, semua peralatan dibersihkan dengan menggunakan minyak tanah,
• Apabila mesin stensil tersebut telah bersih, posisikan tempat kaset dan copy tray pada tempat semula,
• Langkah terakhir mesin terakhir mesin stensil ditutup dengan bahan yang terbuat dari kain, tidak dibenakan ditutup dengan bahan plastik.

B. Perawatan mesin fotokopi

• Bersihkan cover-cover agar mesin foto kopi dalam keadaan bersih dan sehat,
• Kalau kaca kotor bersihkan dengan alkohol,
• Cek selalu kertas dan tinta apabila bahan-bahan tersebut telah habis, jika tidak memungkinkan lakukanlah tambahan bahan,
• Bersihkan transfer bawah,
• Lampu tidak boleh dicabut selamanya, kecuali apabila ada pemindahan tempat, asalkan tidak melewati batas waktu 2 kali 24 jam,

C. Pemeliharaan mesin faksimili
1. Membersihkan print head

• Lepaskan kabel telepon dan kabel power untuk keamanan,
• Bukalah penutup atas dengan mengangkat pengungkit (lever) kesebelah kanan penutup atas (top cover),
• Angkat printcartridge-nya,
• Bersihkan print head mesin anda dengan menggunakan kain halus atau kasa yang diberi cairan alkohol isoprofil,
• Tunggu sampai alkohol di print head benar-benar kering,
• Pasang kembali print catridge,
• Tutup penutup atas, dan tekan kedua sisi top cover sampai berbunyi “klik”,

2. Membersihkan scanner

• Lepaskan kabel telepon dan kabel power untuk keamanan,
• Bukalah penutup atas dengan menekan ujung kanan mesin,
• Bersihkan white film dan strip kaca dengan menggunakan kain halus yang diberi alkohol, hati-hati jangan melipat white film atau menjatuhkan apapun kedalam mesin faks,
• Tutup kembali top cover,

3. Memasang tinta

• Bukalah penutup atas dengan ujung kanan mesin,
• Lepaskan print cadrigde yang berisi tinta dengan membalik gear biru berada di sudut kanan atas,
• Tutup kembali top cover,

3. PENGISIAN FORMAT PEMAKAIAN DAN PERAWATAN MESIN
A. FORMAT PEMAKAIAN MESIN
Format pemakaian disediakan untuk mengetahui tingkat pemakaian mesin sehingga dapat menentukan kapan kira-kira mesin tersebut harus mendapatkan pemeliharaan rutin sesuai dengan buku-buku manual. Bentuk pemakaian format dapat berupa bermacam-macam, tergantung kepada selera yang merencanakan format tersebut.
 

B. FORMAT PEMELIHARAAN
Format pemeliharaan digunakan oeh teknisi (MR) untuk mengetahui riwayat perbaikan dari mesin. Dengan melihat kartu pemeliharaan, seorang teknisi akan dapat mengetahui/menentukan trouble shooting terhadap peralatan.
 

4. PENGGANTI SPARE PART/REFILL/ALAT MESIN
Me-replace adalah penggantian salah satu komponen dari mesin apabila komponen mesin tersebut telah mengalami kerusakan. Kerusakan yang dialami disebabkan karena seringnya pemakaian, sudah habis umur teknis, dan pemakaian yang tidak mengikuti prosedur. Apabila tidak dilakukan penggantian komponen akan berakibat fatal bagi mesin tersebut yang akhirnya tidak bisa dipergunakan lagi. Komponen yang digunakan untuk mengganti haruslah komponen yang disarankan oleh pabrikan yang mengeluarkan produk tersebut (komponen original).